Der integrative Ansatz von APplus beschränkt sich nicht nur auf die logistischen und betriebswirtschaftlichen Prozesse im Unternehmen, sondern deckt auch den Bereich der Wissensorganisation vollständig ab. Konkret bedeutet dies: APplus ist auch ein Instrument zum Strukturieren und Verwalten von dokumentenbasierten Informationen im Unternehmen Â? und dies direkt verknüpft mit den betriebswirtschaftlichen Vorgängen.
Die integrierte Dokumentenverwaltung von APplus erlaubt es, zu einem Auftrag, einem Projekt oder einem Kunden neben den konkreten Auftragsdaten, die in der Datenbank verwaltet werden, auch sämtlichen Schriftverkehr, Anforderungsprofile, Zeichnungen, E-Mails, Projektpläne etc. zuzuordnen und im Kontext dieser Geschäftsvorfälle zu beauskunften. Eingehende Dokumente werden einem Kunden, einem Projekt oder einem Auftrag zugeordnet und gespeichert. Im eigenen Unternehmen erzeugte Dokumente werden bereits automatisch indiziert. Mit komfortablen Suchfunktionen kann dann jederzeit eine vollständige Kundenhistorie oder eine lückenlose Auftragsverfolgung dargestellt werden.
Der groÃ?e Vorteil von APplus ist, dass alle Geschäftprozesse so flexibel abgewickelt werden können, dass auch alle Sonderfälle und Ad-hoc-Prozesse mit dem System vollständig unterstützt werden. Daneben gibt es aber auch Situationen, wo die Einhaltung einmal definierter Abläufe und Entscheidungshierarchien dringend erforderlich ist. So können einerseits Routineaufgaben automatisiert werden oder andererseits Ausnahmefälle korrekt abgewickelt und von den befugten Entscheidungsträgern bearbeitet werden. Hier greift die Workflow Engine von APplus.
Das Wesentliche bei der Workflow-Automatisierung ist, dass APplus nicht auf ein eigenes Automatisierungswerkzeug zurückgreift, sondern die Workflow Engine von Microsoft Exchange verwendet. Dies hat zur Folge, dass nicht nur Prozesse innerhalb von APplus verknüpft und automatisiert werden können. In einem Workflow können auch Prozessschritte aus anderen Systemen integriert werden. So erzeugt z. B. ein ERP-Prozess eine E-Mail. Diese triggert nach ihrer Bearbeitung einen anderen ERP-Prozess. Ebenso kann ein Office-Dokument (z. B. ein Urlaubsantrag) zur Bearbeitung und Bestätigung automatisch mehreren Sachbearbeitern und Entscheidern vorgelegt werden und schließlich automatisch in den Urlaubsplan übernommen werden.
Das Intranet ist das Informationsportal für die Mitarbeiter eines Unternehmens. Es versetzt sie in die Lage, sich alle betrieblichen Informationen über alle Standorte des Unternehmens hinweg mit der gleichen Browser-Technologie zu erschliessen, wie sie auch im World Wide Web genutzt wird. Wichtig für die Aktualität eines Intranets sind Werkzeuge für ein einfaches und dennoch sehr flexibles Content Management. Dies ist in APplus Intranet optimal gelöst: Die Systemadministration definiert gemeinsam mit den Nutzern die grundlegende Struktur des Intranets (Abteilungsportale, Projektportale oder Produktbereiche). Die Nutzer selbst bzw. die Beauftragten in den einzelnen Fachabteilungen stellen die Inhalte ein und halten sie auf dem aktuellen Stand. Hierfür stehen sehr einfach benutzbare Administrationswerkzeuge und eine Vielzahl von vorgefertigten Web Parts zur Verfügung.
Da bei APplus sowohl die ERP-Funktionen als auch das Intranet in der gleichen Browser-Technologie realisiert sind, können beide Funktionskreise auch beliebig eng zusammengeführt werden, z. B. für eine Adressauskunft oder für eine Bestandsauskunft über die lagerhaltigen Verkaufsprodukte. Konventionelle Content Management-Systeme dagegen lassen sich in der Regel nur sehr schwierig mit ERP-Daten verknüpfen.
Eine häufig genutzte Variante ist die Nutzung der Intranet-Technologie für ein Extranet. Ein Extranet kann ein Portal für mobile Mitarbeiter oder verteilte Standorte eines Unternehmens sein. Darüber hinaus ist es möglich, Kunden und Interessenten im Rahmen eines Shop-Systems auch weiterführende Informationen über die Produkte oder das Unternehmen anzubieten. Aber auch Service-Portale lassen sich mit APplus ganz einfach einrichten. Hier werden Serviceanfragen, Ersatzteilkataloge usw. direkt mit Serviceanleitungen, Wissensdatenbanken (FAQs) oder allgemeinen Produktinformationen nahtlos zusammengeführt. Dies kann so weit gehen, dass ein individueller Kunde Zugriff nur auf die Historie, der bei ihm installierten Anlagen und die hiermit verbundenen Informationen erhält (Personalisierung).
