Wer externe IT-Leistungen in Anspruch nimmt, sollte vorher genau festlegen, was im Vertrag stehen soll. Andernfalls drohen unangenehme Überraschungen.

Wenn vertraglich zugesicherte Leistungen nicht erfüllt werden, kann das sehr teuer werden – und zwar für beide Seiten. So zum Beispiel im Fall der Toll Collect GmbH: Das Unternehmen, das in Deutschland das Lkw-Mautsystem einführen und betreiben sollte, hatte dessen Funktionstüchtigkeit zum 31. August 2003 zugesagt. Dann wurde verschoben, verschoben und nochmals verschoben. Ab dem vierten Verzugsmonat musste Toll Collect täglich eine Vertragsstrafe von mehr als 250?000 Euro an das Bundesverkehrsministerium zahlen, also 7,5 Millionen Euro monatlich. In diesem Fall hat zwar der Auftragnehmer den Vertrag nicht erfüllt, doch den Schaden hatte vor allem der Auftraggeber. Dem Verkehrsministerium entgingen monatliche Mauteinnahmen in Höhe von 156 Millionen Euro.

Bei IT-Verträgen handelt es sich zwar in der Regel nicht um derartige Großprojekte, doch die Erfahrung, einen unzureichenden Vertrag mit dem Anbieter abgeschlossen zu haben, kann trotzdem schmerzhaft werden. Die Entscheidung, IT-Leistungen einem externen Anbieter zu übertragen, fällt keinem Unternehmer leicht. Denn das Herz eines jeden Betriebes ist sein Computersystem. Durch die Auftragsvergabe geht dem Unternehmen zum einen wichtiges Know-how verloren, zum anderen begibt es sich in Abhängigkeit zum anbietenden Dienstleister. Auf der anderen Seite können sich Mitarbeiter, die sich bislang „nebenbei“ mit der IT-Pflege und -Wartung beschäftigt haben, endlich wieder auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren.

„Bei der Vertragsgestaltung ohne rechtliche Beratung werden regelmäßig Fehler gemacht“, sagt Axel Freiherr von dem Bussche, Fachanwalt für Informationstechnologierecht und Partner der Sozietät Taylor Wessing in Hamburg. „Leistungen werden nicht klar definiert, Verträge aus dem Internet kopiert oder von amerikanischen Mutterunternehmen übernommen, obwohl sie absolut nicht zum deutschen Rechtssystem passen. Da ist der Untermietvertrag für die Gartenlaube manchmal genauer als der IT-Wartungsvertrag.“ Streitpunkte bei den Verträgen seien hauptsächlich das Leistungsspektrum, die Preisgestaltung und Projektverzögerungen. Daher sei es enorm wichtig, die erwarteten Leistungen im Vertrag genau zu beschreiben. Einen Interpretationsspielraum dürfe es nicht geben. Ist beispielsweise von einem „Sicherheitspaket“ die Rede, muss zweifelsfrei klar sein, was sich dahinter verbirgt. Beinhaltet es nur eine Firewall oder auch ein Antivirusprogramm? Wird „umgehende Hilfe“ bei akuten Problemen zugesichert, ist damit noch nicht beschrieben, wie lange die Bearbeitungszeit tatsächlich dauern wird. Und um Projektverzögerungen auszuschließen, sollten auf jeden Fall ein fester Abnahmetermin und idealerweise auch eine Vertragsstrafe vereinbart werden.

„Je nach Ausgestaltung des Vertrages kann es sich um einen Kauf-, Miet-, Werk- oder Dienstvertrag mit jeweils unterschiedlichen Rechtsfolgen handeln“, so von dem Bussche. „Wenn der Anbieter einen Werkvertrag als Dienstvertrag qualifiziert, sollte man sich dadurch nicht das Recht auf Nachlieferung, Nachbesserung, Minderung oder gar Rücktritt nehmen lassen.“ Auch wer sich von einem Programmierer individuelle Software entwickeln lässt, muss sich darüber im Klaren sein, dass der Entwickler der Einzige ist, der diese Software hinterher pflegen kann. Es sei denn, der Auftraggeber erwirbt den sogenannten „Quellcode“ (source code) gleich mit, also den Text, den der Programmautor anfertigt. „Das ist zwar teurer, verhindert aber, dass der Auftraggeber dem IT-Anbieter auf Gedeih und Verderb ausgeliefert ist“, sagt Ralf Imhof, Mitarbeiter der Sozietät Schulz Noack Bärwinkel und Mitglied der Deutschen Gesellschaft für Recht und Informatik. Denn der Quellcode ist urheberrechtlich geschützt. Während der Anbieter ein Interesse daran hat, sein Programm mehrfach zu verwerten und weiter zu veräußern, möchte sich der Auftraggeber unter Umständen mit dem für ihn entwickelten Tool einen Wettbewerbsvorteil sichern. Eine Lösung kann da die Hinterlegung des Quellcodes bei einem neutralen Treuhänder (escrow agent) sein, der den Code unter bestimmten Voraussetzungen zur Verfügung stellt.

In welchem Fall ein Unternehmen einen Fachanwalt mit der Prüfung eines IT-Vertrages beauftragen sollte, ist Ermessenssache. „Der Auftraggeber sollte sich die Frage stellen, wie viele Nachteile ihm bei einem mangelhaften Vertrag schlimmstenfalls entstehen können“, so Imhof. Bezüglich der anwaltlichen Kosten muss mit sechs bis zehn Beratungsstunden, je nach Stundenhonorar etwa 1 000 bis 2 500 Euro netto, gerechnet werden. Aber auch wenn das Kind bereits in den Brunnen gefallen ist, müssen sich die Beteiligten nicht unbedingt vor Gericht wiedertreffen. Gegen eine geringe Gebühr kommt die Schlichtungsstelle für IT-Streitigkeiten der Handelskammer zu Hilfe. So können gute Geschäftsbeziehungen oftmals noch gerettet werden.

Quelle: hamburger wirtschaft, Ausgabe Februar 2010

Welche IT-Innovationen sind für Hamburger Handels- und Logistikunternehmen wichtig? Eine Umfrage unter Firmen der Hansestadt brachte Klarheit.

Das Wichtigste, was IT-Projekte aus Sicht der Befragten leisten sollten, ist eine Steigerung der Effizienz. So antworteten 83 Prozent der Unternehmen auf die Frage nach dem Nutzen ihres derzeit wichtigsten IT-Projektes. Mehr als 60 Prozent erwarten zumindest eine Zeitersparnis. Doch bei den Umfrageteilnehmern gibt es auch Unterschiede, je nachdem ob die Firmen im Handel oder in der Logistik tätig sind: Handelsbetriebe streben oft eine Vereinheitlichung der Systeme an (51 Prozent), während deutlich mehr Logistiker, nämlich 72 Prozent, mit ihren IT-Projekten eine bessere Transparenz erzielen wollen. Auch bei der Einschätzung, in welchen Bereichen am meisten Potenzial für Effizienzsteigerungen steckt, unterscheiden sich die beiden Branchen: Die Umfrageteilnehmer aus dem Handel setzen mehrheitlich auf IT-Lösungen mit einfacher Bedienbarkeit (64 Prozent). Dagegen sieht die Logistikbranche in einer verbesserten Kommunikation zwischen den verschiedenen Abteilungen das größte Potenzial für mehr Effizienz (71 Prozent), aber auch in der Prozessintegration über Unternehmensgrenzen hinaus (62 Prozent).

E-Business wird von den Befragten der Handelsbranche bereits in den Bereichen Marketing und Vertrieb (43 Prozent) sowie im Einkauf (30 Prozent) umgesetzt, also vor allem im Kontakt mit Kunden und Lieferanten. In Zukunft erwarten die Befragten, dass E-Business auch im Bereich der administrativen Aufgaben (29 Prozent) ein Thema werden wird. Doch es gibt auch negative Erfahrungen bei der Umsetzung von IT-Projekten. Bis auf wenige Ausnahmen haben alle Befragten aus Handel und Logistik diverse Schwachstellen ausgemacht. Björn Castan von der United Research AG ist Leiter der Projektgruppe des Handelskammer-Ausschusses für E-Business, die die Umfrage durchgeführt und die Ergebnisse auch ausgewertet hat. Angesprochen auf die Kritikpunkte der befragten Betriebe, sagt er: „Die Teilnehmer aus dem Handel bemängeln häufig eine wenig nutzerfreundliche beziehungsweise fehlerhafte Software. Nicht optimale Ergebnisse von IT-Projekten werden zudem auf mangelnde Planung beziehungsweise schlechtes Projektmanagement sowie darauf zurückgeführt, dass der Aufwand für ein Projekt unterschätzt wurde.“ Die Teilnehmer aus der Logistikbranche nennen ebenfalls ­schlechtes Projektmanagement als Grund für unzureichende Ergebnisse bei ihren IT-Projekten, darüber hinaus aber auch eine zu lange Umsetzungsdauer und eine nicht optimale Testphase.

Demgegenüber stehen die Anforderungen, die seitens der Betriebe an die IT-Dienstleister gestellt werden. Die Befragten haben ganz konkrete Vorstellungen davon, was sie von ihren IT-Dienstleistern erwarten und welche Kompetenzen diese mitbringen sollen. „Die drei zentralen Anforderungen, die an die Kompetenzen eines IT-Anbieters gestellt werden, sind kurze Reaktionszeiten, eine breite Beratungskompetenz sowie eine hohe Serviceverfügbarkeit“, erläutert Björn Castan. Dagegen stellt die Mehrheit der Befragten (mehr als 60 Prozent) keine besonderen Anforderungen an die Mitarbeiterzahl eines IT-Anbieters. Er sollte allerdings bereits drei Jahre oder länger am Markt existieren, sagen 42 Prozent der Logistik- und 49 Prozent der Handelsbetriebe. Ein uneinheitliches Bild ergibt sich bei der Frage nach dem Standort des Dienstleisters: Aus Sicht von 30 Prozent der Befragten sollte der IT-Anbieter mindestens eine Dependance in der Metropolregion Hamburg haben. Doch für etwa ein Viertel der Befragten spielt der Standort ihres Dienst­leisters keine Rolle.

Spezifische Branchenlösungen erwarten deutlich mehr Logistik- als Handelsunternehmen: 68 Prozent der befragten Logistiker wünschen sich vom IT-Anbieter spezielle, auf sie zugeschnittene Lösungen, während es bei den Handelsbetrieben nur 39 Prozent sind. Die Frage, auf welchem Weg sie ihren IT-Dienstleister ausgewählt haben, beantworten die Umfrageteilnehmer ebenfalls uneinheitlich: Zwar ist die Mehrzahl durch persönliche Empfehlung beziehungsweise durch Kontakte auf ihren Anbieter aufmerksam geworden. Das gaben 69 Prozent der Handelsbefragten und 75 Prozent der Logistiker an. Der Handel recherchiert Anbieter jedoch häufiger als die Logistikunternehmen im Internet (51 Prozent), die Logistiker setzen dagegen stärker auf Messen und Konferenzen (40 Prozent).


Quelle: hamburger wirtschaft, Ausgabe Februar 2010