Die Anforderungen des Business an die ERP-Systeme steigen.

Ob die aktuell betriebenen Anwendungen den neuen Herausforderungen gewachsen sind, bezweifeln Experten.

Moderne Unternehmen haben ihre Prozesse im Griff und ihre IT-Architektur strikt an den Geschäftszielen ausgerichtet. Moderne Unternehmen sind in der Lage, mit Hilfe einer flexiblen IT ihre Geschäftsabläufe je nach Marktanforderung schnell zu verändern und neu zu justieren. Moderne Unternehmen können auf Basis von einfach anpassbaren IT-Lösungen jeden Grad an Komplexität im täglichen Business meistern.

So weit die Theorie vom agilen Unternehmen oder Enterprise 2.0, die Wirtschaftsexperten, Berater und Analysten seit Jahren predigen. Wie ein agiles und flexibles Unternehmen funktionieren sollte, ist im Grunde bekannt, genauso wie die zugrunde liegenden Zusammenhänge zwischen Business und IT. Doch die Realität sieht anders aus. Das hat man spätestens im zurückliegenden Krisenjahr gesehen, als viele Firmen gezwungen waren, ihr Geschäftsmodell, ihre Prozesse und ihre interne Organisation auf den Prüfstand zu stellen. Ein geordnetes "Change Management" beziehungsweise eine "Business Transformation", wie es im guten Beraterdeutsch heißt, gelang den wenigsten Firmen. Im Gegenteil: Panikreaktionen und Aktionismus bestimmten das Handeln und die Strategie vieler Firmenlenker.
 

Die Herausforderungen an ERP-Systeme

"Firmen müssen heute schnell auf Herausforderungen in ihrem Geschäftsumfeld reagieren können", sagt Axel Schoth, verantwortlich für das ERP Innovation Lab am Forschungsinstitut für Rationalisierung (FIR) an der Rheinisch-Westfälischen Technischen Hochschule Aachen (RWTH). Für die Unternehmen werde es immer schwieriger, sich im Markt von ihren Wettbewerbern zu differenzieren. Dabei gehe es längst nicht mehr allein um die Produkte. Auch Dienstleistungen und Services spielten im Portfolio-Mix eine immer wichtigere Rolle. "Das wirkt sich auf die IT-Systeme aus", so der Softwareexperte. ERP müsse eng an den Prozessen sein und sich schnell an Veränderungen anpassen lassen.

"Die Herausforderungen für die Firmen steigen", beobachtet auch Markus Heinen, Leiter der Management-Beratung bei Ernst & Young Advisory Services. Speziell die Wirtschaftskrise habe dazu geführt, dass Unternehmen ihr Geschäftsmodell und ihre Geschäftsprozesse im Grunde laufend hinterfragen müssten. Die Organisationen seien zunehmend gezwungen, sich ständig neu zu justieren und immer wieder neu zu erfinden. "Die Dynamik ist mittlerweile extrem stark", sagt Heinen. "Die in den vergangenen Jahren viel beschworene Globalisierung ist angekommen - bei den Konzernen, aber auch im Mittelstand."

Darüber hinaus stehen die Firmen heute vor der Herausforderung, Organisation und Prozesse auf neues Wachstum zu trimmen, berichtet Martin Arnoldy, SAP- und ERP-Experte in IBMs Beratungssparte Global Business Services. Viele Unternehmen seien davon überrascht worden, wie schnell die Wirtschaft wieder anzieht. Haben die Verantwortlichen in der Krise hauptsächlich die Kosten im Blick gehabt, gehe es jetzt vor allem darum, die Geschäftsprozesse für die laufende Wachstumsphase richtig zu unterstützen. "Das muss vor allem jetzt schnell passieren", sagt Arnoldy.

Die ERP-Anforderungen

"Die ständigen Geschäftsmodellanpassungen erfordern eine hohe Flexibilität im ERP-System", folgert Ernst-&-Young-Partner Heinen. Business-Anwendungen müssten sich zügig anpassen lassen. ERP-Hersteller und Anwender sollten daher das Thema Agilität stärker in den Vordergrund rücken. Es gehe darum, die Softwarelösungen zu dynamisieren und anpassbarer zu machen. Heinen nennt in diesem Zusammenhang Stichworte wie "Enterprise 2.0" oder "Agile Enterprise". Diese Schlagworte verblassten jedoch schnell, wenn die Unternehmen nicht in der Lage seien, die dahinterstehenden Ideen in ihren Softwaresystemen abzubilden.

Beispielsweise müssten Unternehmen heute ihre Mitarbeiter, Abteilungen, Niederlassungen und Geschäftsbereiche intern viel stärker miteinander vernetzen, aber auch extern Partner und Kunden in das firmeneigene Ökosystem einbinden. Eine Integration mit vielen unterschiedlichen Schnittstellen sei jedoch falsch, warnt Heinen. Das schaffe Abhängigkeiten, sei nur schwer zu verwalten und erhöhe drastisch die Komplexität. Die Unternehmen benötigten vielmehr dynamische Systeme, die es erlaubten, diese Verbindungen schnell und flexibel aufzubauen und auch wieder zu entflechten.

Die ERP-Systeme steckten in einem Spannungsfeld, ergänzt Jan-Henning Krumme, ERP-Experte von Accenture. Angesichts der weiter anhaltenden Konsolidierung in einigen Branchen sowie der noch nicht abgeschlossenen Globalisierung müssten die Firmen ihre Integrationsanstrengungen verstärken. Für die erforderliche Konsolidierung böten sich im Grunde zentrale ERP-Monolithen an. Auf der anderen Seite wachse jedoch der Bedarf, Prozesse schnell und flexibel ändern zu können. Zwei Ansprüche, die sich nur schwer unter einen Hut bekommen lassen - ein ERP-Dilemma.

Die meisten ERP-Applikationen deutscher Unternehmen haben schon etliche Jahre auf dem Buckel. Nach der Upgrade-Welle vor dem Jahr-2000-Wechsel waren die meisten CIOs froh, das teure und aufwendige Projekt über die Bühne gebracht zu haben, und hofften fortan auf einen möglichst störungsfreien ERP-Betrieb. Doch mit der Ruhe ist es spätestens seit dem Krisenjahr 2009 vorbei.

Denn die Ansprüche von der Business-Seite an die ERP-Anwendungen sind gestiegen: Neue geschäftliche Anforderungen, der Wunsch nach effizienteren Prozessen und geringeren Kosten sowie die Erkenntnis, dass Flexibilität und Agilität wichtiger werden, stellen die IT vor neue Herausforderungen. Die IT-Chefs müssen sich fragen, ob die anstehenden Aufgaben mit der bestehenden Lösung zu bewältigen sind, eine neue Software angeschafft werden muss oder das Unternehmen gleich auf ein alternatives ERP-Betriebsmodell wie Software as a Service (SaaS) wechseln sollte.
 

Automatisch, effizient, kostengünstig

Die Ziele der ERP-Anwender liegen auf der Hand, sagt IDC-Analyst Rüdiger Spies. Nach ihren Produktionsprozessen möchten Unternehmen nun auch die Verwaltung automatisieren, effizienter aufstellen und ihre Kosten senken. Dies mit der Einführung eines modernen ERP-Systems zu erreichen sei allerdings alles andere als trivial. Längst reiche Enterprise Resource Planning über die klassischen Anwendungsbereiche Finanzbuchhaltung, Personalverwaltung, Kunden-Management und Produktionsplanung hinaus. Um den eigenen Aufwand in Grenzen zu halten, suchten die Anwenderunternehmen deshalb nach integrierten Softwarepaketen, die den erforderlichen Funktionsumfang möglichst komplett in einem System böten. "Je fertiger, desto besser", meint Spies.

Einfach und intuitiv

"Moderne ERP-Lösungen müssen aus Sicht der Anwender einfach sein", bekräftigt Waldemar Metz, Vorstandsmitglied der Deutschsprachigen SAP-Anwendergruppe (DSAG). "Wir brauchen eine sichere, stabile, performante, einfach und intuitiv zu bedienende, flexible und einfach anpassbare sowie erweiterbare IT-Lösung zur effizienten und effektiven Durchführung aller Geschäftsprozesse mit einem vernünftigen Kosten-Nutzen-Verhältnis."

Die wenigsten ERP-Landschaften dürften diese Kriterien vollständig erfüllen. Gerade das in der Vergangenheit teilweise exzessiv betriebene Customizing der Business-Software bereitet den IT-Verantwortlichen heute Kopfzerbrechen. Kundenspezifische Anpassungen erschweren die Integration und machen den Betrieb der Softwarelösungen komplex. Außerdem tauchen oft Probleme auf, wenn es um Upgrades beziehungsweise den Ausbau mit zusätzlichen Softwaremodulen geht. Auch die Ablösung eines stark angepassten Systems ist alles andere als einfach. "Wenn Unternehmen eine neue Software einführen wollen, lässt sich meist wenig von den Anpassungen retten", meint Spies.

Anwender klagen über Komplexität

Speziell SAP-Kunden wissen davon ein Lied zu singen. Aus ihren Reihen waren in den vergangenen Monaten vermehrt Klagen zu vernehmen. Die Systeme seien zu komplex, und die Produktqualität sei auch schon einmal besser gewesen, kritisierten die DSAG-Verantwortlichen. Gerade rund um das ERP-System mit seiner nach wie vor guten Qualität seien viele Techniken entstanden, die teilweise zu Problemen geführt hätten, berichtet DSAG-Vorstand Marco Lenck. Aufgrund der Produktvielfalt und der Menge an Einsatzszenarien habe SAP Probleme, mit der gebotenen Gründlichkeit zu testen. "Diese Faktoren haben zu einer gefühlten schlechteren Qualität geführt", lautet Lencks Schlussfolgerung.

Außerdem, so zeigt eine DSAG-Umfrage, entwickeln sich fast zwei Drittel aller SAP-Projekte komplexer als ursprünglich erwartet. Das liege unter anderem an der großen Zahl von SAP-Systemen, die viele Unternehmen betreiben. Demzufolge hat jeder SAP-Kunde im Schnitt 17 SAP-Systeme im Einsatz, davon allerdings nur fünf produktiv. Die übrigen dienen der Qualitätssicherung und Entwicklung beziehungsweise sind Altsysteme oder fungieren als Sandbox zum Experimentieren.

Lenck will die entstandenen Probleme nicht allein SAP anlasten. Häufig würden Unternehmen die Software nicht so einsetzen, wie es ursprünglich gedacht war. "Viele Entwickler bei SAP sind im Nachhinein überrascht, was die Anwender ihrer Software machen", so der DSAG-Sprecher. Er empfiehlt klare Regeln, wie die Hersteller Software entwickeln und Anwender sie einsetzen sollten. Ein solches Leitbild, eine "System Landscape Governance", könne für alle Beteiligten einen Rahmen vorgeben.

Mehr Transparenz

Dafür müssten sich allerdings beide Seiten an zu vereinbarende Regeln halten. Die Softwareanbieter müssten für mehr Transparenz sorgen. Oft sei für die Anwender nicht zu verstehen, welche Folgen Veränderungen an der Software nach sich ziehen: "Viele schlechte Installationen passieren unbewusst, weil die Anwender falsch beraten werden oder über zu wenige Informationen verfügen." Die Anwender ihrerseits müssten mehr Ordnung in ihre Softwarelandschaften bringen.

Zwar steigt Lenck zufolge die Bereitschaft, sich angesichts des Leidensdrucks stärker an Standards und Regeln zu halten. Laufende Systeme zu vereinfachen, nur um ein künftiges Supportproblem aus dem Weg zu räumen, komme für die meisten aber nicht in Frage. Eine ERP-Governance könne nur dann greifen, wenn es um Neuinstallationen oder Änderungen an laufenden Systemen gehe. Aber kaum ein Anwender werde von heute auf morgen sein SAP-System umbauen.