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Informationen rund um das ERP-System APplus

Die Frage, ob eine ERP-Software die Anforderungen für ein Multisite-fähiges System oder mandantenfähig sein soll, ist ein wichtiges Entscheidungskriterium für die Auswahl. Es handelt sich um eine Grundanforderung vieler Unternehmen, wenn die ERP-Software an mehreren Standorten oder gemeinsam in verbundenen Firmen eingesetzt werden soll. Selbst wenn zum aktuellen Zeitpunkt der Entscheidungsfindung diese Anforderung noch nicht besteht, sollte man sich an dieser Stelle mögliche Wege in der Zukunft nicht verbauen.
Gerade bei der Begriffsbestimmung ist eine genaue Definition auch der firmenspezifischen Anforderungen ist hier sinnvoll. Die beiden Begriffe sind keine Gegensätze: Ein System ist also nicht entweder multisite- oder mandantenfähig.

Mandanten

Klar ist, dass ein Unternehmen mit mehreren Standorten und / oder Organisationseinheiten auf die eine oder andere Weise Mandanten in seinem System braucht um eine logische Abgrenzung der vorhandenen Daten sicherzustellen. Ein Mandant ist in diesem Kontext eine eigene betriebswirtschaftliche Einheit, wie z. B. ein Unternehmen oder ein Tochterunternehmen.
Ein ERP-System ist dann mandantenfähig, wenn es in der Lage ist, mehrere Mandanten auf einem physischen Serversystem zu verwalten. Jedes Unternehmen bekommt eine eigene Systeminstanz, die auf dessen individuelle Organisations- und Prozessstruktur zugeschnitten ist. Allerdings kann es auch einen Datenaustausch und Prozessinteraktionen über Tochter- bzw. Unternehmensgrenzen hinaus geben:
 
In Unternehmensverbünden oder Konzernen sind solche "Intercompany"-Geschäfte Alltag. Daher müssen die ERP-Instanzen automatisiert Daten austauschen und Prozesse synchronisieren: Aktionen in einem Unternehmen müssen automatisch Prozesse in der ERP-Instanz im zweiten Unternehmen auslösen und umgekehrt.

Mandantenfähigkeit  - Begriffsdefinition

Als mandantenfähig (auch mandantentauglich) wird Informationstechnik bezeichnet, die auf demselben Server oder demselben Software-System mehrere Mandanten, also Kunden oder Auftraggeber, bedienen kann, ohne dass diese gegenseitigen Einblick in ihre Daten, Benutzerverwaltung und Ähnliches haben. Ein IT-System, das dieser Eigenschaft genügt, bietet die Möglichkeit der disjunkten, mandantenorientierten Datenhaltung, Präsentation (GUI) und Konfiguration (Customizing). Jeder Kunde kann nur seine Daten sehen und ändern. Ein System wird nicht mandantenfähig, indem man für jeden Mandanten eine eigene Instanz (Kopie) des Systems erstellt.
Der Mandant ist die oberste Ordnungsinstanz in dem IT-System und stellt eine datentechnisch und organisatorisch abgeschlossene Einheit im System dar. Der Mandant strukturiert somit die Nutzung des Systems.
In einem mandantenfähigen System muss zwischen mandantenabhängigen und mandantenübergreifenden Daten und Objekten unterschieden werden. Mandantenabhängige Daten und Objekte sind Daten, Datenpräsentationen und Konfigurationen, die für jeden Mandanten individuell geregelt werden können. Beispiele sind Kunden, deren Kontoinformationen oder das Benutzerverzeichnis.
Mandantenübergreifende Daten und Objekte dienen der allgemeinen und mandantenunabhängigen Konfiguration des Systems. Beispiele sind Länder, Orte, Währungskurse oder international standardisierte Branchenkataloge.
Vorteile von Mandantensystemen sind insbesondere die zentrale Installation und Wartung, der geringere Speicherbedarf für Daten (da mandantenübergreifende Daten und Objekte nur einmal pro installiertem System und nicht einmal pro Mandant gehalten werden müssen), sowie gegebenenfalls geringere Lizenzkosten (abhängig vom Lizenzmodell).

[1] Quelle: Wikipedia

 

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Bei der Multisite-Funktionalität steht die Frage nach der Standortorientierung im Mittelpunkt. Hier kommt ein ERP-System zum Einsatz, das mehrere Standorte miteinander verknüpft. Jede Einheit hat Zugriff auf die Daten des Gesamtunternehmens, wie beispielsweise Auslastung und Lagerbestände. Zusätzlich ist das ERP-System in der Lage, komplexe, standortübergreifende Organisationsstrukturen abzubilden und zu verwalten. Zum Beispiel kann das Programm dispositive Fehlbestände an unterschiedlichen Standorten identifizieren und entsprechend Materialien zentralisiert ordern.

Ein Multisite-System behandelt das Unternehmen also als Gesamtorganisation, deren Elemente softwareseitig mittels übergreifender funktionaler Prozesse verbunden sind. Dabei handelt es sich also nicht um Intercompany-Prozesse, da es sich rechtlich nicht um eigene Einheiten handelt.
Für Multisite-Unternehmen ist besonders wichtig, die einzelnen Standorte auch gesondert steuern und analysieren zu können. Deshalb können Standorte als Profitcenter geführt und der wirtschaftliche Erfolg auch auf dieser Ebene analysiert werden. Für ein internationales Unternehmen mit vernetzten Standorten auf der ganzen Welt ist eine derartige Multisite-Fähigkeit ausschlaggebend, wenn globale, nachhaltige Synergien freigesetzt werden sollen.

Multi-Site-Funktionen eines ERP-Systems

Die ERP-Software muss alle internationalen Standorte mit länderspezifischen Parametern wie Währungen, Mengeneinheiten, Kalkulationsarten oder Preislisten in einer Instanz abdecken. Dabei umfasst sie alle Unternehmensbereiche wie Finanzen, Disposition, Produktion, Ein- und Verkauf und auch den Warenbestand.
Wenn beispielsweise die spanische Filiale eines deutschen Unternehmens ein Produkt bestellt, dass die Niederlassung in Polen produziert. Die eingesetzte ERP-Lösung bildet alle Prozesse dieses Intercompany-Geschäfts zwischen den Landesgesellschaften automatisiert ab.

Über die Multi-Site-Funktion ist es auch möglich, Kennzahlen wie Kosten, Umsatzentwicklung oder Lagerbestände der Niederlassungen für alle Regionen und die Zentrale quasi per Knopfdruck zu erstellen und zu konsolidieren. So ist es besonders für die Buchhaltung wichtig, dass die Daten für alle Länder in einheitlichen Formaten vorliegen, um sie international vergleichen zu können. Ziel ist ein zentrales Daten-Management, das möglichst wenig Varianten und Differenzierungen in den Landesgesellschaften zulässt um ein effizientes Controlling und eine transparente Finanzbuchhaltung realisieren zu können.

Skalierbares ERP-System

Eine international ausgerichtete ERP-Lösung sollte Wachstum bei den Nutzern zulassen und an einem einzigen Standort genauso lauffähig sein wie an weiteren Standorten. Ebenso ist darauf zu achten, dass Funktionen bedarfsorientiert Schritt für Schritt eingeführt werden können, wenn das Unternehmen diese benötigt. Besonders hilfreich ist es, wenn an kleinen Standorten im In- und Ausland die ERP-Lösung auch über einen Browser bedient werden kann. Aufwände für die Systemwartung kann in diesem Fall zentral von der Hauptniederlassung des Unternehmens gesteuert und durchgeführt werden.

Implementierungs-Methodik und lokaler Service

Eine entscheidende Frage bei der Auswahl des ERP-Systems ist die Vorgehensweise bei der Implementierung der betriebswirtschaftlichen Softwarelösung. Folgende Fragen sind in diesem Zusammenhang zu beantworten: Ist der ERP-Anbieter in meinem Zielland mit einer Niederlassung vertreten?  Wer koordiniert den Rollout des ERP-Systems, wenn mehrere Länder parallel abgedeckt werden müssen? Wie läuft der Rollout ab? Gibt es eine einheitliche Implementierungs-Methodik?

Der Erfolg eines internationalen ERP-Projekts steht und fällt damit, dass der Implementierungspartner vor Ort intensiv mit der Zentrale zusammenarbeitet.
Weiterhin sollten Unternehmen prüfen, ob der ERP-Anbieter in der entsprechenden Region gut vernetzt ist und Allianzen aufgebaut hat. Muttersprachliche Kompetenz vor Ort, Kenntnisse in den rechtlichen Bestimmungen und auch das projektspezifische Prozess-Know-how muss in die Zielregionen transferiert werden können.
Zudem sollten der Anbieter und seine Partner eine einheitliche Implementierungs-Methodik nutzen und beim Rollout standardisiert vorgehen. Dies spielt mittel- bis langfristig eine Rolle, da das System erfahrungsgemäß über Jahrzehnte weiterlebt und im ERP-System auch die wichtigsten Unternehmensprozesse hinterlegt sind.

Das richtige ERP-System für Ihr Unternehmen

Mandantenfähigkeitund Multisite sind also weder Synonyme noch Gegensätze, sondern verschiedene Eigenschaften des ERP-Systems und können auch in ein und demselben System existieren. Auf jeden Fall sind diese beiden Punkte als wichtige Kriterien bei der ERP-Auswahl zu berücksichtigen. Eine ERP-Software muss immer für Ihre individuellen Prozesse geeignet sein, damit das ERP-Projekt zum Erfolg wird.

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